Privacyverklaring BOS

Hoe gaat de Brabantse Opleidingsschool (BOS) om met persoonsgegevens?

Contactgegevens: BOS, p/a Sovot, Poststraat 68, 5038 DH, info@brabantseopleidingsschool.nl
Verwerkingsverantwoordelijke: Niek Bootsma, bestuurder Sovot, penvoerder van de BOS
Functionaris Gegevensbescherming: Marty van Rijen, marty.vanrijen@skvob.nl

BOS verwerkt van zijn studenten persoonsgegevens. BOS vindt privacy van groot belang en gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Daarbij voldoet BOS aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van onze studenten omgaan.

Waarom verwerken wij gegevens van studenten?

BOS verwerkt persoonsgegevens van zijn studenten om zijn taken en verplichtingen als opleidingsschool te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om een student in te schrijven als stagiair en om de voortgang van de student bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te verzamelen en/of door te sturen naar andere partijen; zo hebben we vanuit DUO een administratie- en informatieplicht in het kader van de subsidie die wij als opleidingsschool ontvangen.

Wij verwerken persoonsgegevens van de student in de meeste gevallen omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn of omdat het nodig is om onze publieke taak uit te voeren. Gegevens die daar niet onder vallen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken.

Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens van het instituut waarbij de student staat ingeschreven of van de student zelf ontvangen. U kunt hierbij denken aan naam, studentnummer, geboortedatum, contactgegevens, opleiding en stagehistorie. Als u weigert de gegevens te verstrekken die wij op grond van de wet nodig hebben, kunnen wij u geen stage laten lopen binnen BOS.

Alleen op eigen verzoek van de student verwerken wij ook medische gegevens van de student. Het gaat dan om gezondheidsgegevens die nodig zijn om vast te stellen welke extra ondersteuning de student nodig heeft of om in noodgevallen goed te kunnen handelen.

Een overzicht van alle categorieën persoonsgegevens die wij van onze studenten verwerken kunt u terugvinden onderaan deze toelichting bij ‘Categorieën persoonsgegevens’.

Hoe gaan wij om met de gegevens van studenten?

Wij zullen niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze taken en plichten als opleidingsschool na te komen. Dit betekent ook dat we de gegevens in principe niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze verklaring noemen. Als we gegevens willen gebruiken voor andere doeleinden, zullen we u daar vooraf over informeren en zo nodig uw toestemming vragen.

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van studenten te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, het instituut waarbij de student staat ingeschreven, het samenwerkingsverband en de accountant.

Wij kunnen commerciële derde leveranciers verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om studenten bij de stage te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van BOS. Met deze leveranciers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.

Wij delen de gegevens van onze studenten niet met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van onze studenten nooit verkopen aan derde partijen.

Onze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens van studenten voor zover dat noodzakelijk is om hun werk te kunnen doen. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk.

Welke rechten hebben studenten en ouders van studenten jonger dan 16 jaar?

Studenten en hun ouders (mits de student jonger is dan 16 jaar) hebben een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Studenten en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u of uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om persoonsgegevens te verbeteren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van BOS.

Als u ons verzoekt om gegevens te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.

Als u vragen heeft over hoe wij omgaan met gegevens of hierover een klacht wilt indienen, dan kunt u altijd contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze toelichting). U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Categorieën persoonsgegevens

  • Contactgegevens: naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens
  • Studentnummer: een administratienummer dat studenten identificeert
  • Nationaliteit en geboorteplaats
  • Gegevens van ouders/voogd: alleen indien de student de leeftijd van 16 jaar nog niet bereikt heeft; gegevens als bedoeld onder 1
  • Medische gegevens: gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs
  • Godsdienst: gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs, of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs
  • Voortgang van de student: gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde resultaten
  • Onderwijsorganisatie: gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen
  • Financiën: gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van eventuele bijdragen of vergoedingen, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene
  • Beeldmateriaal: foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de instelling of het instituut
  • Docent, zorgcoördinator/intern begeleider, decaan, studieloopbaancoach/begeleider: gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen
  • BSN: het BSN-nummer van de student moet verplicht worden vastgelegd om een VOG te kunnen aanvragen